見積書作成を自動化し、確認できる下書きを作る

以下は検討時の処理例です。導入済みの事例や、機能の提供を保証するものではありません。

1. 01入力

   依頼と、使用する商品マスターを用意する

   依頼文、品目、数量、希望条件を整理し、承認された商品コード・価格・税率の表を用意します。マスターの適用日や取引先別の条件も、必要な範囲で確認します。

   次の工程に渡すもの元の依頼文と、見積に使用するマスターの版。

2. 02処理

   品目を照合し、規則で金額を計算する

   自由文から品目と数量の候補を抽出し、マスターと照合します。該当商品がない、複数候補がある、数量が不明といった依頼は保留。税・端数・値引きの計算は定めた規則で処理します。

   次の工程に渡すもの照合結果、計算明細、未確定項目の一覧。

3. 03出力

   見積下書きと確認事項を、承認者へ渡す

   見積書の体裁に整え、使用単価、税率、数量、条件の出典を確認できるようにします。担当者が金額・納期・値引きを承認してから、正式な見積として送る流れを設計します。

   次の工程に渡すもの送信されていない見積下書きと、承認記録。

マスターと帳票の整理

商品コード、適用価格、税率、端数処理、必要な見積項目を整理します。取引先別の条件をどの資料で管理するかも確認します。

下書き生成の試作・開発

依頼文の抽出、マスターとの照合、定めた計算式、帳票出力を検証します。現在の販売管理・CRMとの連携は、利用環境と権限を確認して範囲を決めます。

承認と修正の運用

誰がどの項目を承認するか、差戻し後にどう修正するかを整理します。品目・数量の抽出誤り、計算の一致、下書き修正件数と作成時間を検証項目にします。

依頼文と計算結果を照らして確認する

どこから品目・数量を取り出したかを残し、採用した単価表の版と計算明細を表示する設計にします。下書き生成と送信を別の権限・操作に分けます。

価格表と取引条件を必要な人だけに見せる

取引先別価格や値引き条件は、公開情報と分けて扱います。外部AIへ渡す範囲、保存先、保持期間、学習利用の条件を事前に確認します。

不明な商品や条件は、保留する

マスターにない品目、納期、値引きをAIが作らない設計にします。誤った見積を訂正する際の記録と、マスター修正の承認方法も決めます。