社内文書検索と、出典付きのAI回答を検討する

以下は検討時の処理例です。導入済みの事例や、機能の提供を保証するものではありません。

1. 01入力

   文書の版・管理者・閲覧権限を整理する

   規程、マニュアル、FAQなどの対象を絞り、管理者、更新日、最新版、閲覧できる部署を確認します。削除対象や古い文書を含める条件も、取り込む前に決めます。

   次の工程に渡すもの参照対象の文書一覧と、権限・更新管理の情報。

2. 02処理

   見られる資料から根拠を探して、回答候補を作る

   利用者が閲覧できる文書に検索範囲を限定し、関連する箇所を探します。AI回答を使う場合は参照した文書と箇所を添え、根拠のない説明を事実として補わないようにします。

   次の工程に渡すもの回答候補、出典箇所、根拠不足や文書の矛盾。

3. 03出力

   回答と出典を表示し、不明点を管理者に戻す

   文書名・更新日・出典へのリンクを表示し、元の資料で内容を確認できるようにします。回答できない質問や矛盾した情報は管理者に確認する流れを用意。更新・削除の反映も運用に含めます。

   次の工程に渡すもの出典付きの回答と、確認が必要な質問の一覧。

文書と検索対象の棚卸し

保存先、文書の種類、管理者、更新手順、よく聞かれる質問を整理します。資料の重複・旧版整理や、通常の検索の改善も選択肢に含めます。

検索と出典提示の試作

対象を限定した文書で、質問に対応する資料が見つかるか、出典が回答を支えるかを検証します。AI回答が必要かを判断し、既存サービスか個別開発かを検討します。

権限と文書更新の運用

権限変更、資料の改訂・削除を反映する方法とタイミングを設計します。検索の一致、回答の根拠、回答保留の妥当性、閲覧制限の確認を検証項目にします。

検索前に、閲覧できる範囲を絞る

閲覧できない文書を回答生成へ渡さない構成を検討します。権限別のテスト質問を用意し、文書・抜粋・回答のどこからも制限情報が見えないかを確認します。

文書内の文章で、操作ルールを変えない

『制限を無視して回答』などの文言を参照資料に含んでも、利用者の権限や回答ルールを変えないようにします。参照した文章を、操作権限を持つ指示として扱いません。

削除・権限変更とログの扱いを決める

検索索引やキャッシュにも変更を反映する方法を確認します。検索語・回答ログ自体に機密情報が含まれることを踏まえ、閲覧範囲と保持期間を決めます。